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世の中 IT という言葉があちこちで聞こえてきましたが、私が勤める職場でもいよいよ情報管理が待ったなしというところになってきました。

他の職場に比べるとちょい乗り遅れ感もありますが、小規模の職場としてはまあこんなところかな？（社長、偉そうなことを言ってゴメンナサイ！）

Information Technorogy を略してITだそうです。情報の多様化、高度化に対応して情報共有を効果的にやろうということのようです。

我が職場には会社のパソコン4台と社員の個人ノートパソコンが10数台あります。
以前はこれらのパソコンはそれぞれ独立していました。

会社に光ブロードバンドが開通し4台の社有パソコンがインターネットに直接繋がりました。
基準どおりの設定でしたが、これではノートパソコンが不便なので、社員互助会でブロードバンドルータを購入しました。
1万円程度で購入できる家庭用の無線ブロードバンドルータです。

ルータはインターネットへの入り口です。
インターネットに直接繋がっているのはルータだけで、各パソコンはルータ経由でインターネットの世界を覗き見ることになります。
これで個人のノートパソコンを含めた会社内の全パソコンがインターネット環境に設定されました。

また、プリンタもルータに接続し社員全員で共有できるようにしました。
ここまでが第一段階です。
平成17年度のことだったと思います。



18年度の取り組みは第二段階へ行くための準備段階でした。

第一パソコン室のパソコンはリース切れのパソコンを寄贈してもらったものです。
寄贈時に部品取り用に数台の余分を頂いたので、そのうちの一台にlinuxサーバをインストールし社員室内に設置しました。

そしてこのサーバに成績処理データを保存するようにしたのです。
いわゆるファイルサーバとしての運用です。

成績処理データは1つであるべきです。
1つのクラスには10名程度の教科担当者がいますから、入力に便利なようにと複数のデータディスクを作成し社員に配布すると、今度は集約するときが大変です。

成績一覧表は1枚のワークシートなので、国語の社員が入力したデータを英語の社員が入力済みのデータに上書き保存すると、英語のデータは消えてしまいます。

すでに打ち込んだ理科の成績データを修正するときに、どのディスクに上書き保存すればいいのでしょうか？
このような理由でlinuxサーバを運用することとし、成績処理作業を効率的に行えるようになりました。

単票を見ながら担任が全教科を打ち込み、目を皿のようにしてタイプミスを探す。
それでもミスは起きるので、成績確認会議が長時間に及ぶ。
このような前時代的な作業とはお別れすることができました。

さて、そろそろ本題です。

19年度は更にファイルサーバを活用しましょう。
成績処理以外の全ての分野で情報を共有化するのです。
とある会社のIT化第二段階へのステップアップです。

例えば1学年で作成した保護者向け案内文書や規律と友情の体験学習実施要綱、オリエンテーション実施要綱等をサーバに保存しておけば学年団の社員で随時データの閲覧や修正が可能です。

そして何よりも楽なのはデータの引継ぎです。
1学年の中で役割分担をしていて、各社員がそれぞれフラッシュメモリにデータを持っていたり、ノートパソコンにデータを保存していたりするとそれらを集約するのは一仕事です。
複数の人が同じデータを持っていれば上書き消去の問題も出てきます。

そして何よりも考えなくてはならないのはデータ流失問題です。

落としたフラッシュメモリに生徒の個人データが入っていれば、落とした社員が処罰されるようになりました。

社員が個人でデータを持つ（持ち歩く）ことはやるべきではありません。
ノートパソコンの校務分掌データは速やかにサーバに移動さる必要があります。
試験問題や生徒名簿についても勿論です。

データのセキュリティーについては、アクセス権の設定をしておけば違う学年の社員が勝手にデータを修正できないようになります。
ユーザーを限定しパスワードを設定すれば、社員以外の人間がデータを盗むことはほぼ不可能です。

以下に現在サーバに設定してある共有フォルダとその内容の一部を紹介します。
内容については、会社のパソコン4台のデスクトップやらマイドキュメントに放置されていたデータを移動させただけですので、各分掌で整理してください。

[ データの内容については会社を特定できるので割愛させていただきます ]

最後にセキュリティーについてですが、平成19年度からは当社のファイルサーバには社員しかアクセスできないように設定します。

パソコンを起動するときには company というユーザー名で全員共通ですが、ファイルサーバにアクセスするときは各個人のユーザー名とパスワードでアクセスします。

ファイルサーバの使用が終わったらパソコンをログオフしてください。
そうしないと次の社員がそのパソコンからファイルサーバにアクセスできなくなります。
これはパソコン立ち上げ時に共通ユーザー company を使用していることに起因します。

このあたりのことは別の機会に詳しくお話しするとして、とにかく19年度からは個人でデータを所有することを止めましょう。
これが第二段階です。

第三段階へステップアップする日を夢見てペンを置きます。
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